مسؤول/ة المشتريات اللوجستية

+33 4 78 69 79 79 hi.org

Viewed - 0

الوصف

المسمى الوظيفي: مسؤول/ة المشتريات اللوجستية

مكان العمل: شمال غرب سوريا

الجهة: Handicap International – Humanity & Inclusion

آخر موعد للتقديم: 29 تموز 2023

المسؤوليات والمهام

المشتريات

إقامة عقود إطارية محلية للإمدادات الأساسية للقاعدة من خلال عمليات المناقصة/تقييم السوق؛ معايير اختيار الموردين، تحليل العروض، التحقق الجدي، والتعاقد.
إدارة جميع عمليات المشتريات للقاعدة ومتابعة جميع طلبات الشراء في الوقت المناسب وضمان تطبيق الإجراءات الصحيحة في شراء السلع والخدمات، والحفاظ على وثائق سلسلة الوثائق بشكل صحيح.
إجراء عمليات المشتريات للقاعدة وفقًا لمبدأ “أفضل قيمة مقابل المال”، من خلال:
رفع وتحقيق الصحة على النظام الإلكتروني (LINK).

جمع العروض

تحليل المناقصات التنافسية.
إصدار أوامر الشراء.
استلام السلع/الخدمات.
إعداد مجلد PSR بأكمله/الوثائق، وتأرشفها بشكل صحيح وتقديمها لتسهيل معالجة الفواتير والمدفوعات ومتابعة المدفوعات للموردين لإدارة التراكمات وسيولة النقد بفعالية.
متابعة جميع المشتريات على LINK.
وضع خطة شهرية لجميع تكاليف تشغيل القاعدة والمشتريات.
إدارة جميع عقود القاعدة والإطارات الزمنية؛ الإنشاء والتنفيذ والتحليل.
إعداد الملاحظات والمتابعة مع مصفوفة التوقيع المناسبة عند الحاجة.
تحديد مصادر جديدة للإمداد بشكل استباقي أو وفقًا للطلبات المحددة لضمان الطرق الأكثر فعالية من حيث التكلفة لتلبية احتياجات البرامج في الوقت المحدد وفقًا للمتطلبات والمواصفات المحددة.
ضمان إدارة البائعين السليمة وتحديث قائمة البائعين (قاعدة البيانات).
تحديث تقارير المشتريات وجداول التتبع باستمرار (PMC، CMC، TAFF، إلخ).
أن يكون نقطة الاتصال لأي اتصال مع السلطات المحلية أو الموردين أو مزودي الخدمات المحليين، ومعالجة أي وثائق تشريعية مطلوبة وترجمة أي وثائق مطلوبة.

إدارة المستودعات وإدارة المخزون

التخطيط والتنظيم مع الموظفين ذوي الصلة بشأن استلام الشحنات إلى المستودع.
تنسيق اللوجستيات بين الموردين والمستودعات.
إعداد مذكرات الاستلام وإنشاء رموز المرجعية للعناصر المستلمة.
التأكد من أن جميع أوامر إصدار المخزون وأوامر إعادة المخزون وأوامر نقل المخزون ومذكرات الاستلام يتم إصدارها في الوقت المناسب ويتم تسجيل جميع المعاملات على نظام المخزون.
التحقق والتحقق من بيانات جميع المواد الواردة والمواد الصادرة والمواد المخزنة للمنظمة وشركاء المنظمة.
ضمان التوافق الكامل بنسبة 100% بين أوامر إصدار المخزون والعناصر المتبرع بها.
ضمان تحديث نظام المخزون وتقارير المخزون وجداول التتبع.
ضمان إجراء فحص وعد وعد الجرد المادي بشكل منتظم من قبل مساعدي المستودع.
تدريب وإشراف مساعدي المستودع في الميدان وضمان التزامهم بالإجراءات المتبعة والمساعدة في إعداد التقارير الشهرية والمنتظمة.

إدارة الأسطول

ضمان تلبية جميع احتياجات نقل الموظفين؛ من خلال إعداد خطط حركة أسبوعية للقاعدة.
رصد وتتبع استخدام جميع المركبات واستهلاكها وتوريد الوقود.
إدارة المناجدين مباشرة وقياس أدائهم.
ضمان ملء الوثائق المطلوبة فيما يتعلق بإدارة الأسطول؛ سجل دفتر السيارات وخطة الحركة.
ضمان تنفيذ قواعد الإدارة والمستخدم للمركبات ووسائل النقل الأخرى بمطابقة التشريعات المحلية وقواعد الطرق السريعة وقواعد البرنامج الأمنية ولوائح HI ومتابعة حوادث الطرق.

إدارة المعدات والأصول

إدارة وتتبع المعدات والأصول للقاعدة، بما في ذلك: التثبيت والتعريف والترميز والجرد والتخصيص وإصلاح وملفات المعدات.
التأكد من أن جميع المعدات قيد التشغيل وأن الموظفين مدربون على استخدامها بشكل صحيح وفقًا لمعايير HI.
إجراء فحص وعد جسدي منتظم (سنوي) للمعدات.

متابعة وتعاون الشراكة

تقديم الدعم اللوجستي اللازم وبناء القدرات لشركاء القاعدة.
تدريب جميع نقاط التركيز اللوجستي للشركاء على الإجراءات اللوجستية المطلوبة.
دعم مساعدي المستودع في متابعة المخزون التابع لـ HI مع الشركاء.
متابعة شهرية وتحقق من وثائق المشتريات للشركاء.

إدارة المرافق

متابعة انتهاء تواريخ عقود تأجير منشآت HI والتنبؤ بالتجديد.
إدارة حراس الأمن والعمال، وتخطيط ساعات عملهم (الورديات)، وقياس أدائهم وضمان سلامة ونظافة جميع المرافق.

إدارة الفريق

وضع خطط عمل يومية / أسبوعية / شهرية للفريق.
تفويض المهام لأعضاء الفريق المناسبين عند الحاجة وضمان تنفيذها بشكل صحيح.
إجراء تقييمات الأداء نصف السنوية لفريق اللوجستيات.
مساعدة أعضاء الفريق في الأسئلة والاستفسارات التقنية اليومية.
سد الفجوة في أي عضو في فريق اللوجستيات في المنظمة عند الحاجة.
المشاركة في عملية توظيف أعضاء فريق اللوجستيات.

إعداد التقارير

تقديم التقارير الشهرية المطلوبة:
إعداد التقرير السردي الشهري.
تحديث جدول مراقبة المشتريات – PMC (محدث بالكامل).
تحديث جدول مراقبة المعدات – EMC (محدث بالكامل).
تحديث جدول مراقبة العقود – CMC (محدث بالكامل).
تحديث جدول مراقبة السيارات – VMC.
تحديث قائمة الموردين.
جمع والتحقق من تقارير المخزون.
جمع والتحقق من تقارير المصالحة.
إعداد TAFFs.
تحديث والتحقق من جداول التتبع.

التعليم والخبرة:

درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة: الهندسة الصناعية، سلسلة الإمداد واللوجستيات، المالية، المحاسبة أو إدارة الأعمال.
خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة سلسلة الإمداد، واللوجستيات، والمشتريات، ومراقبة المخزون، ضمن القطاع الإنساني.
خبرة مثبتة في الإدارة عن بُعد.
الحصول على مؤهل أو العمل نحو المؤهل في مجال اللوجستيات أو المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد.
استخدام ممتاز لتطبيقات مايكروسوفت أوفيس (إكسل، أوتلوك، وورد، باوربوينت، إلخ).
مهارات اتصال وكتابة رسائل بريد إلكتروني ممتازة.
منظم للغاية، ملتزم، يهتم بالتفاصيل وقادر على تحديد أولويات المهام لتلبية المواعيد النهائية.

التقديم:

يجب على المرشحين المهتمين إرسال سيرتهم الذاتية إلى

[email protected]

وذكر “Logistics Officer – ALS Base ” في سطر الموضوع.

سيتم تجاهل الطلبات غير المكتملة أو التي تم استلامها بعد الموعد النهائي. سيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين في القائمة المختصرة.