مساعد/ة مدير المكتب

المسمى الوظيفي: مساعد/ة مدير المكتب 

مكان العمل: اللاذقية

الجهة: Terre des hommes

آخر موعد للتقديم: 14 تشرين الأول 2023

المسؤوليات:

بصفته ممثلًا لشركة Tdh، يكون المساعد الإداري مسؤولاً عن تنظيم الأنشطة الإدارية المالية والموارد البشرية لقاعدة اللاذقية وتقديم الدعم عند الحاجة.
يساعد فرق الموارد البشرية والمالية والامتثال في تنفيذ الإجراءات الإدارية التي تحترم تفويض والتزامات Tdh والمعايير الدولية.

المالية/الإدارية:
– التحقق شهريًا من حفظ/ختم المستندات المحاسبية بشكل صحيح.
– التحقق من أن جميع الوثائق الداعمة مملوءة بشكل صحيح ومؤهلة لمعايير Tdh.
– إجراء أرشفة دورية لملفات التمويل المكتملة سواء الورقية أو الورقية.
– إجراء فحص الامتثال لملفات المشتريات باتباع قائمة التحقق من الامتثال لـ Tdh والإبلاغ عن المستندات المفقودة قبل إرسالها إلى مكتب التنسيق.
– التأكد من تطابق الملفات بين الأقسام اللوجستية والإدارية قبل الأرشفة.
– إعداد المستندات الخاصة بمدفوعات الموردين.
– يعمل كنقطة اتصال مع مدفوعات الحوالة.
– يدعم الإدارة من خلال توفير الأوراق لمختلف المهام المخصصة مثل إعداد البدل اليومي.
-ترجمة المستندات المحاسبية إذا لزم الأمر.
– يضمن أمن وسرية المعلومات.

الموارد البشرية:
– يساعد البرنامج ويدعم الفريق في الإدارة الإدارية للتوظيف والتعيين.
– يضمن أرشفة الملفات الفردية ومراقبتها ويضمن وجود جميع المستندات ذات الصلة المتعلقة بدورة حياة موظف Tdh في الملف.
-يضمن سرية جميع بيانات الموارد البشرية.
– تحديث المعلومات ذات الصلة لإعداد كشوف المرتبات.
– مراقبة الحضور والغياب (متابعة الإجازات).
– يدعم تجديد العقود / خطابات نهاية العقد.
– الدعم في تحديث وجمع توقيعات الموظفين في المستندات المتعلقة بإعلان العمل المزدوج، وإعلان تضارب المصالح، وما إلى ذلك.
– دعم قسم الالتزام بمكتب التنسيق بتوفير الملفات المطلوبة للتدقيق.
– إعداد وتوزيع الجدول الزمني لموظفي بغداد.
– تقديم الدعم في التوظيف في مكتب بغداد بما في ذلك فحص الطلبات، والقائمة المختصرة، ودعوات المرشح لإجراء اختبار / مقابلة كتابية، وإرسال للتحقق المرجعي وإنشاء عروض العمل.
– أرشفة ملفات الموارد البشرية في بغداد وفق تحقيق السياسة والإجراءات.
– أي مهمة أخرى ذات صلة كما هو مطلوب من قبل المدير المباشر.

التنظيم الإداري:
– يضمن السرية الأمنية للمعلومات.
-ترجمة وثائق الموارد البشرية/المالية باللغة الإنجليزية إلى العربية وبالعكس.
– إدارة فريق عمال النظافة والتأكد من التنفيذ السليم لإجراءات الصحة والنظافة.
– مساعدة أعضاء الفريق الآخرين في استفسارات الموارد البشرية وفقًا للوائح الموظفين الداخلية.

التقارير:
– الإبلاغ عن وتحديث متابعات الموارد البشرية أو التقارير كما هو مطلوب من قبل مكتب التنسيق.
– الإبلاغ عن أي خطأ أو مشكلة يواجهها مديره المباشر.

تنسيق:
– يدير المهام اليومية للمكتب بما في ذلك الأمن وحركة الموظفين بالتنسيق مع مدير المنطقة.
– يحضر الاجتماعات الخارجية نيابة عن Tdh إذا ومتى لزم الأمر بالتنسيق مع مدير المنطقة.
– ينفذ مهام إدارة المكتب اليومية بالتنسيق الوثيق مع مدير المنطقة.

يقبل المسؤوليات الجديدة عندما يتم تعيينها من قبل المدير / المديرين المباشرين.

المؤهلات:

– خبرات مهنية لا تقيلو عن الصناتين في منسيب الماثلين.
– دبلوم أو درجات علمية في الإدارات وإدارات الأعمال و/أو الموارد البشريةاتي.
– الطلاقات في اللغة العربية عمرو الدروري. الطلاقات في ألغوات الإنجيليزيات الزامياتون.
– القدرة على الآمال في بيات غير مستقلت أو غير معيقات أو يحتمل عن تكون خاطرتان، بشكل مستقلين وافي فرقي.
– مهارات تواصل شخسياتان ممتازتان.
– مهارات قوية في التواصل والمرونات بين الثقافتي.
– إحساس قوي بالسيريات والقدرة علاء الطباني من أجل بيات أعمال الصحتين.
– قادر على إقامة الإقامة والحفظ على علاقات إيمال فيالات ماي أخاص من خلفيات ثقافيات مختلفة.
– معرفة الكومبيوتر بيبارناماج MS Office Word waExcel ‘amr daruri.