مسؤول/ة العمليات

المسمى الوظيفي: مسؤول/ة العمليات

مكان العمل: دمشق

الجهة: Kirkens Nødhjelp

آخر موعد للتقديم: 27 تشرين الأول 2023

الواجبات والمسؤوليات
سيعمل الشخص المعين بشكل وثيق مع الممثل القطري ورؤساء الأقسام لضمان توفير الدعم التشغيلي في مجالات الإدارة والمشتريات والخدمات اللوجستية والموارد البشرية بفعالية وكفاءة من أجل التنفيذ الناجح لبرنامج NCA في سوريا. ستشارك في فريق الإدارة العليا (SMT) لتقديم إرشادات ومدخلات مستنيرة إلى SMT لمواصلة تشكيل وتطوير مكتب NCA في سوريا. سيمثل المرشح المناسب أيضًا NCA أمام أصحاب المصلحة المعنيين لتعزيز التعاون والرؤية والتنسيق.

ضمان إدارة فعالة من خلال:

• بالتعاون مع المسؤول الإداري إدارة عقود الخدمة للصيانة.
• بالتعاون مع المدير القطري، إدارة اتفاقية الإيجار للمكاتب وبيوت الضيافة، ويكون مسؤولاً عن موقع المكتب وبيوت الضيافة المناسبة.
• بالتعاون مع المسؤول الإداري، إدارة العقود المتعلقة بالموارد البشرية مثل التأمينات والأخصائي النفسي وما إلى ذلك.
• إدارة الموظفين الإداريين ومتابعتهم للمخزونات والمواد الاستهلاكية، والتأكد من وجود نظام للعد والمراقبة المنتظمة.
• إدارة الدورة المكتبية، والإعلان عن أيام الإجازة، والتخطيط للاحتفالات والمناسبات.
• أكمل دليل الإدارة الذي يوضح كيفية عمل المكتب وساعات العمل وكيفية طلب أدوات العمل وكيفية تقديم الشكاوى مثل احتياجات الصيانة وما إلى ذلك.

المشتريات والخدمات اللوجستية:

• الإشراف على فريق المشتريات واللوجستيات وتنظيمه في دمشق وحلب، والتأكد من تطبيق إجراءات ومبادئ توجيهية NCA ذات الصلة وفقًا لدليل
• تشغيل NCA، ولا سيما دليل مشتريات NCA.
• ضمان الجودة لعمليات الشراء مما يضمن التزامها بدليل المشتريات الخاص بـ NCA ومتطلبات الجهات المانحة.
• تأكد من أن جميع المستندات التابعة لقسم المشتريات والخدمات اللوجستية في NCA محدثة ومقدمة بشكل صحيح.
• الإشراف وضمان الجودة على الأنشطة والإجراءات اللوجستية لـ NCA سوريا، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، نقل البضائع والتخزين وتسجيل / حفظ الأصول وإدارة الأسطول.
• التأكد من وجود اجتماعات شخصية منتظمة بين قسم المشتريات والخدمات اللوجستية في NCA وشركاء NCA، وأن هذه الاجتماعات تشمل زملاء NCA الآخرين ذوي الصلة من البرنامج والمالية.
• التأكد من وجود تنسيق وتعاون جيد بين قسم المشتريات والخدمات اللوجستية والإدارات الأخرى.
• إعداد خطط المشتريات للمشاريع بالتعاون مع مديري البرامج.
• تطبيق أدوات لتقييمات الشركاء والتعاون مع الشؤون المالية والبرامج لتقييم القدرات اللوجستية والمشتريات والتخطيط لبناء القدرات.
• تأكد من تحديث السياسات والمبادئ التوجيهية الداخلية لمكتب NCA في سوريا وبما يتماشى مع التشريعات الوطنية ودليل تشغيل NCA ودليل المشتريات.

الموارد البشرية:

• بالتعاون الوثيق مع المدير القطري والمدير المالي، تأكد من تنفيذ جميع القضايا المتعلقة بالموظفين وفقًا لسياسات NCA.
• دعم عملية PDR في مكتب سوريا، وتذكير المديرين بتحديد أهداف PDR ومتابعة المحادثات مع موظفيهم.
• بناء روح الفريق ويكون قدوة للتعاون الجيد بين الموظفين والإدارات، وبناء ثقافة السلامة النفسية في العمل والثقة وبيئة عمل داعمة تبني موظفين واثقين وملتزمين وذوي مهارة عالية.
• بالتعاون مع مكاتب الموارد البشرية، تأكد من إعداد الموظفين بشكل مناسب، وتوفير التدريب لهم في PSAE، ومدونة قواعد السلوك، والسياسات والأدوات الأخرى.

المؤهلات:

• شهادة جامعية في الأعمال والإدارة أو الخدمات اللوجستية أو الإدارة أو غيرها من مجالات الدراسة ذات الصلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في منصب إداري عليا في سياق إنساني/إنعاشي مع مسؤولية مماثلة.
• خبرة مثبتة في العمل في مجال المشتريات والخدمات اللوجستية في الأوضاع الإنسانية.
• خبرة مثبتة في بناء الفرق وتحقيق النتائج في سياقات معقدة ومتقلبة.
• تعتبر الخبرة في العمل على بناء قدرات الشركاء المحليين ميزة.
• الخبرة من الشرق الأوسط تعتبر ميزة.
• خبرة في العمل مع الجهات المانحة المؤسسية مثل ECHO وUNCIEF ومفوضية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين ومكتب تنسيق الشؤون الإنسانية والجهات المانحة الأخرى ذات الصلة.
• يعد إتقان اللغة الإنجليزية بشكل كامل مطلبًا، كما تعد مهارات اللغة العربية ميزة.
• سيكون من المرغوب فيه أن تكون قد التحقت بدورة تدريبية خلال آخر 2-3 سنوات.