المسمى الوظيفي: مسؤول/ة إداري/ة لوجستي/ة
مكان العمل: دمشق
الحهة: Syrian Arab Red Crescent – الهلال الأحمر العربي السوري
آخر موعد للتقديم: 9 أيلول 2023
المسؤوليات والواجبات الأساسية:
المسؤول عن الخدمات اللوجستية والمشتريات للوفد:
- الدعم في عمليات الشراء
- الأدوار والمسؤوليات التشغيلية
شراء
- تطوير جميع الأوراق والوثائق المطلوبة للمشتريات وفقًا لقواعد FRC والجهات المانحة للمشتريات المفوضة
- مسؤول عن التحقق من صحة طلبات الشراء والأوامر الواردة من الهلال الأحمر العربي السوري و/أو FRC وفقًا للوائح FRC
- إدارة العلاقة مع الموردين المختلفين
- ضمان المتابعة الفعالة المتعلقة بملفات المشتريات الخاصة بـ FRC والشركاء: لجمع جميع وثائق التبرير اللازمة لممارسات الرقابة الداخلية وتنبيه المدير اللوجستي عند وجود بعض التحديات
- إدارة وحفظ بيانات وسجلات المشتريات للأرشفة (النسخ الإلكترونية والورقية) طوال عملية الشراء بما يتوافق مع لوائح FRC
الخدمات اللوجستية
- ضمان وتسهيل التشغيل السلس للمكتب من خلال الإشراف على احتياجات التشغيل والحفاظ عليها
تنظيم باقات الترحيب وإقامة الوفود،
- الرد على استفسارات أعضاء الفريق المتعلقة بإدارة المكاتب
- إدارة ومتابعة وتوفير الاعتمادات الهاتفية للموظفين
- متابعة الاحتياجات من المواد الاستهلاكية والمعدات للمكاتب وبيوت الضيافة
- متابعة المخزون
- الحفاظ على وتحديث سجلات التقارير الشهرية
- التأكد من جمع جميع الوثائق المتعلقة بإدارة المخزون والنقل
مسؤول:
- مسح المستندات الداعمة لجميع النفقات المخصصة لمشاريع FRC
- التأكد من تحويل الدولار الأمريكي إلى الليرة السورية بالتنسيق مع قسم المحاسبة في الهلال الأحمر العربي السوري عند الحاجة
- إدارة النقود الصغيرة
- تصنيف وأرشفة المستندات المحاسبية الشهرية
- إعداد مدفوعات الموردين
- تنفيذ الواجبات الإدارية مثل حفظ الملفات والكتابة والنسخ والتجليد والمسح الضوئي وما إلى ذلك.
إضافة تعليق